<
Дубликат трудовой книжки

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее "Правила").
 
Случаи выдачи дубликата трудовой книжки
 
 Дубликат трудовой книжки может быть выдан в следующих случаях:
  • когда работник утратил трудовую книжку. В данной ситуации он обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п.31 Правил);
  • при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. По письменному заявлению работника ему выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной (п.33 Правил);
Примечание
При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат".
 
На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера (п.1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69), и она возвращается владельцу: 
  • в случае, когда соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. В этом случае работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном Правилами (п.22 Правил);
  • если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.) (п.33 Правил);
  • при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) (п.34 Правил).
См. ниже Особенности выдачи дубликата трудовой книжки при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников.
        Оформление дубликата трудовой книжки

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся: п.32 Правил

  • сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
  • сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. п.32 Правил
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. п.32 Правил
 
 
Особенности выдачи дубликата трудовой книжки при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников
При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. п.34 Правил

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. п.34 Правил

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. п.34 Правил
 
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. п.34 Правил
 
Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. п.34 Правил

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке. п.34 Правил

Примечание
Как пояснено в информационном письме Минздравсоцразвития РФ от 06.08.2010 № 12-3/10/2-6752, указанный в п.34 Правил порядок выдачи работнику трудовой книжки применяется в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате пожаров.