<
Ведение трудовой книжки
Обязанность вести трудовые книжки
Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае если работа в этой организации является для работника основной. ч.3 ст.66 ТК РФ
 
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
 
Оязанность вести трудовые книжки возложена теперь и на индивидуальных предпринимателей. Это подтверждается также пунктом 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее "Правила"): работодатель – физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном ТК РФ и иными нормативными правовыми актами РФ.
 
См. аналитику Должен ли индивидуальный предприниматель заводить трудовые книжки на работников, принятых на работу до 6 октября 2006 года?
 
Как следует из ч.3 ст. 66 ТК РФ, работодатель – физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
По вопросу о том, нужно ли индивидуальному предпринимателю вести трудовую книжку в отношении самого себя, и вносится ли какая-нибудь запись о периоде индивидуального предпринимательства, если трудовая книжка заполняется впервые, см. аналитику Нужна ли трудовая книжка индивидуальному предпринимателю? примечание
Как следует из ч.3 ст.66 ТК РФ, запись в трудовую книжку вносится на шестой день работы сотрудника. При этом в графе 2 "Дата" ставится та дата, с которой сотрудник начал работать у данного работодателя - в соответствии с приказом о приеме на работу.
 
Общие требования к оформлению трудовой книжки

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, производится работодателем в присутствии работника. Оформление должно быть произведено не позднее недельного срока со дня приема на работу. п.8 Правил
 
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. п.12 Правил
 
Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.п.12 Правил
 
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. п.11 Правил
 
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Все указанные записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). п.10 Правил
 
Примечание

Как правило, запись о приеме на работу производится на основании Приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, составленного по форме (№ Т-1 или № Т-1а), утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Основанием для внесения записи о переводе на другую работу, как правило, является Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу, составленный по форме (№ Т-5 или № Т-5а), утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Основанием для внесения в трудовую книжку записи о награждении (поощрении) является приказ (распоряжение) о поощрении работника, составленный по форме (№ Т-11 или № Т-11а), утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Основанием записи об увольнении является Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), составленный по форме (№ Т-8 или № Т-8а), утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона. п.14 Правил
 
При увольнении работника все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника, за исключением случая, когда работнику невозможно выдать трудовую книжку на руки в связи с его отсутствием или отказом от получения. п.35 Правил
 
На практике
 
Исходя из указанной нормы, при увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы, должны быть заверены подписью как работодателя, так и самого работника. Однако ни Правила, ни Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, не дают четких рекомендаций, каким именно образом должна выглядеть подпись работника. По мнению ряда специалистов, подпись работника ставится на следующей строке под подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек. При этом расшифровывать подпись работника и писать "ознакомлен", "согласен" не требуется. В тоже время не будет ошибкой, если работник укажет свою должность, распишется и сделает расшифровку подписи, так как согласно п.3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", в состав реквизита "Подпись" входят:
наименование должности лица, подписавшего документ;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Однако следует учитывать, что требования данного ГОСТа на оформление трудовых книжек не распространяются, но вполне допустимо руководствоваться указанным стандартом.
 
Вкладыш в трудовую книжку

В тех случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который заполняется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. п.38 Правил
 
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша. п.39 Правил
 
На практике
 
Штамп с надписью: "Выдан вкладыш", серия и номер вкладыша указываются на титульном листе или на внутренней стороне обложки трудовой книжки вверху
 
см. Отметка о выдаче вкладыша.

Титульный лист вкладыша заполняется так же, как и титульный лист трудовой книжки.