Главная » Статьи » Статьи из других источников

Личная карточка шаг за шагом

Личная карточка шаг за шагом

Ширимова Елена, юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»

Форма личной карточки Т-2. Перечень необходимых для формы Т-2 документов. Кодирование информации в личной карточке. Заполнение раздела «Общие сведения».

В период летних отпусков многие сотрудники устраиваются на новую работу. Кроме того, активно начинают искать работу выпускники вузов. Поэтому с приближением осени у кадровиков может прибавиться работы по оформлению трудовых отношений. В числе прочих документов нужно будет заполнить личную карточку - форму, в которую заносятся персональные данные работника. Как правильно записывать информацию в личной карточке? Давайте посмотрим

ФормуТ-2 вы найдете в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. №.1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Скажем сразу: личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от форм собственности. А вот у работодателей - физических лиц такой обязанности нет.

Для государственных служащих предусмотрена своя разновидность - форма Т-2ГС. Мы не будем подробно останавливаться на правилах ее оформления, поскольку в целом они сходны с правилами, по которым заполняется обычная личная карточка.

Какие нужны документы

Личная карточка оформляется на каждого работника, принятого в организацию по. Ее заводят при приеме сотрудника на работу и ведут в течение всего периода его трудовой деятельности в компании. Сработника карточка закрывается, но продолжает храниться в организации.

Для заполнения формы Т-2 вам понадобится приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы работника, а именно:

  • трудовая книжка;
  • паспорт;
  • военный билет (для военнообязанных);
  • документ об окончании учебного заведения;
  • свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
  • другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.).

Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы работник присутствовал при оформлении. Но ни в коем случае не доверяйте заполнение формы самому сотруднику. Личная карточка - документ строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несете вы.

Валентина МИТРОФАНОВА,
ведущий консультант компании NS Consulting:

- Среди кадровиков не утихают споры о том, обязательно ли вести личную карточку и можно ли заменить ее. Необходимо сразу определиться, что личная карточка и личное дело - принципиально разные документы. В коммерческих организациях личные дела на работников вести не обязательно. С личной карточкой ситуация иная - форма Т-2 прямо упомянута в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. В пункте 12 этих Правил сказано, что в форме Т-2 повторяются все записи о приеме на работу, переводах. С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить сотрудника под расписку. Таким образом, ответ однозначен: карточка ведется на всех сотрудников, с которыми оформлены трудовые отношения. А за отсутствие личных карточек работодателя могут привлечь к административной ответственности (п. 5.27 КоАП РФ).

Как выглядит личная карточка

Прежде чем приступить к заполнению формы Т-2, давайте внимательно на нее посмотрим. Мы видим, что личная карточка состоит из 11 разделов:

  1. Общие сведения.
  2. Сведения о воинском учете.
  3. Прием на работу и переводы на другую работу.
  4. Аттестация.
  5. Повышение квалификации.
  6. Профессиональная переподготовка.
  7. Награды (поощрения), почетные звания.
  8. Отпуск.
  9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.
  10. Дополнительные сведения.
  11. Основание прекращения().

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе («Общие сведения») предусмотрены еще и окошки для кодирования информации.

Цели кодирования информации

Кодирование было введено для автоматизированной обработки данных и статистического учета, когда еще не существовало универсальных компьютерных программ для кадровиков. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность работников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т. п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в, сами коды утратили свое первоначальное значение.

Вы спросите: так нужно ли теперь проставлять коды? Отвечаем: кодировать информацию в личной карточке не обязательно. Однако ни в коем случае не убирайте окошки для кодов из формы! Помните о том, что из унифицированных форм нельзя удалять графы. Просто оставляйте их незаполненными.

На случай, если у вас в организации ведется автоматизированный учет данных о персонале, на стр. 44 мы приводим реквизиты классификаторов, в которых можно найти все коды для заполнения.

Начинаем заполнять

Итак, переходим к заполнению разделов. Для наглядности представим, что нужно оформить на работу конкретного сотрудника - инженера Владимира Алексеевича Данилова.

Вначале указывается наименование организации в соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код организации по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер).

Дату заполнения пишите цифровым способом - 11.08.2005.

Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:

  • табельный номер (он присваивается сотруднику при приеме на работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
  • идентификационный номер налогоплательщика - ИНН. Если работнику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
  • номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • алфавит (первая буква фамилии работника, в нашем примере буква Д);
  • характер работы (постоянно или временно);
  • вид работы (основная или по);
  • пол (мужской, женский).

Образец заполнения этой частивы найдете на стр. 45.

Где найти коды для заполнения

ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. №.412
ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. №.367.
ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. №.276-ст.
ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. №.413.

Общие сведения

Теперь предстоит заполнить самый объемный раздел формы Т-2 - «Общие сведения». Первымв специальной ячейке укажите номер и дату, заключенного с работником.

Пункт 1 «Фамилия, имя, отчество». Внимательно перепишите данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество нужно указывать полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных (это особенно актуально, если вы заполняете личную карточку женщины).

Пункт 2 «Дата рождения». Месяц рождения пишется буквами, а число и год - цифрами. С правой стороны в ячейке для кода напишите дату рождения цифровым способом.

Пункт 3 «Место рождения». Записывается в соответствии с паспортом. Если вы кодируете данные в форме Т-2, то для заполнения пункта 3 вам понадобится ОКАТО.

Пункт 4 «Гражданство». Существуют стандартные формулировки записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если вы не кодируете информацию в личной карточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать этому классификатору. Приводим формулировки вместе с кодами.

ФормулировкаКод
Гражданин Российской Федерации1
Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)2
Иностранный гражданин3
Лицо без гражданства4

Если работник сообщает вам, что имеет двойное гражданство, укажите в скобках вторую страну, гражданином которой он является. Например: «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (Франции)». В личных карточках иностранных граждан также необходимо указывать страну: «Иностранный гражданин (Республики Беларусь)».

Пункт 5 «Знание иностранного языка». При заполнении этого пункта также нужно придерживаться общепринятых формулировок ОКИН, которые приведены в таблице ниже. Лучше указывать степень знания языка от первого лица единственного числа: «Владею свободно», «Читаю и перевожу со словарем».

ФормулировкаКод
Читает и переводит со словарем1
Читает и может объясниться2
Владеет свободно3

Обращаем ваше внимание на то, что в пункте 5 предусмотрено всего две строки. Но вы вполне можете включить в него дополнительные строки, если для работы в вашей организации необходимо знание трех и более иностранных языков.

Если вы проставляете коды, учтите, что коды есть не только у степеней знания языка, но и у самих языков. Например, у английского языка код 014, у французского - 213, у итальянского - 070, у немецкого - 135. Поэтому надо проставить и код языка, и код степени знания языка, разделив их несколькими пробелами.

В следующий раз мы продолжим оформлять раздел «Общие сведения» и подробно расскажем, что писать в пунктах «Образование», «Профессия», «Состояние в браке», «Состав семьи». А также посмотрим, как правильно подсчитать трудовой стаж и заполнить пункт «Стаж работы».

Категория: Статьи из других источников | Добавил: KadrovikLS (06 Января 2014)
Просмотров: 2614 | Теги: Личная карточка | Рейтинг: 2.0/1
Всего комментариев: 0