Главная » Статьи » Статьи из других источников

Отпуска: алгоритм работы с документами

Отпуска: алгоритм работы с документами

Шабашова Ирина ,редактор-эксперт по кадровому делопроизводству

Алгоритм работы с документами во время отпуска - законодательно не регламентирован и на практике в каждой организации строится по-своему. Рациональная организация документооборота во время отпуска.

Калейдоскоп документов

Учитывая разновидности отпусков, кадровик при оформлении времени отдыха имеет дело с такими документами, как: график отпусков, заявление работника, справка-вызов учебного заведения, листок нетрудоспособности работника, журнал регистрации приказов по отпускам, приказ о предоставлении отпуска, карточка формы № Т-2*.

Кроме этого, перед тем как утвердить график отпусков, создаются проекты графиков по подразделениям, в которых согласуются пожелания работников с возможностями работодателя. После утверждения графика кадровик сталкивается с заявлениями и служебными записками о переносе отпуска, отзыве из отпуска, а также о замене части отпуска компенсацией. Разберемся подробнее, как систематизировать это многообразие документов и в каком порядке они оформляются. Алгоритм документооборота, связанного с отпусками, приведен на стр. 52.

Шаг 1: проверяем основание для отпуска

Основание для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска – утвержденный график отпусков или личное заявление работника. График отпусков составляется ежегодно по принципу равномерного распределения отпускных периодов работников**. При составлении графика обязательно учитываются пожелания работников (особенно льготных категорий, имеющих право в одностороннем порядке определять период своего отпуска, например ветеранов боевых действий, супругов военнослужащих и др.). График должен быть утвержден не позднее двухнедельного срока до начала нового календарного года, то есть до 17 декабря. График составлен корректно, если при его оформлении соблюдены все названные условия (ст. 123 ТК РФ).

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Заявление о предоставлении отпуска работник может подать, если хочет пойти в отпуск в период, отличный от запланированного в графике, либо если отпуск не был запланирован в графике (например, по причине того что работник пришел в организацию после утверждения графика отпусков). При получении заявления проверьте правильность его оформления. Обращайте внимание на соблюдение установленного в организации регламента согласования такого заявления, то есть на наличие необходимых виз.

Принятое заявление советуем зарегистрировать в журнале учета заявлений о предоставлении отпусков (образец на стр. 53). Регистрация заявления – процедура не обязательная. Однако она позволит вам быть более внимательными и контролировать сроки оформления отпуска. А работник может быть уверен, что его заявление не затеряется в большом количестве кадровых бумаг и отпуск будет оформлен вовремя.

Для получения учебного отпуска*** работнику необходимо предоставить в отдел кадров заявление, а также справку-вызов из учебного заведения. Предположим, такой отпуск сотруднику полагается и вам необходимо его оформить. Справку-вызов проверьте на предмет правильности оформления, подлинности и правомерности выдачи. Она должна быть оформлена по установленной форме**** с обязательным наличием следующих реквизитов: номер свидетельства о государственной аккредитации учебного заведения; подпись должностного лица; оттиск печати с названием учебного заведения.

Листок нетрудоспособности может быть основанием для предоставления отпуска по беременности и родам. Как и в предыдущих случаях, перед оформлением приказа на отпуск кадровику необходимо проверить правильность оформления больничного. Кроме этого, надо заполнить соответствующий раздел оборотной стороны, указав сведения о стаже работника, и зарегистрировать в журнале учета листков нетрудоспособности. Помимо больничного работник для оформления отпуска должен представить личное заявление.

Заявление на декретный отпуск женщина может подать не со дня получения листка нетрудоспособности, а позже.

Шаг 2: оформляем приказ

На первый взгляд, не должно возникать никаких сложностей с оформлением приказа на отпуск. Есть унифицированные формы: № Т?6 – если отпуск оформляется одному работнику и № Т-6а – для оформления отпуска нескольким работникам. Эти формы предусмотрены для оформления всех видов существующих отпусков. Но на практике в процессе оформления приказа кадровики допускают серьезные ошибки, что часто свидетельствует о пробелах в знаниях «кадровой науки».

Название вида отпуска должно указываться в точном соответствии с законодательными формулировками либо с формулировками, предусмотренными в локальных нормативных актах организации. Например, в коллективном договоре может предусматриваться предоставление целевых дополнительных отпусков.

Период работы нужно указывать только при оформлении ежегодных отпусков, так как все остальные отпуска предоставляются без учета проработанного периода. По общему правилу, период работы исчисляется рабочим годом с момента приема сотрудника на работу. Исключение – ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска, когда учитывается фактически отработанное время в соответствующих условиях. При указании периода необходимо принимать во внимание информацию о предыдущих отпусках, учитывать наличие прогулов, отстранений от работы, отпусков без сохранения зарплаты – все это может повлиять на изменение периода, за который полагается отпуск (ст. 121 ТК РФ).

После того как будет оформлен приказ, его необходимо подписать у руководителя организации либо у другого должностного лица, уполномоченного на то доверенностью. Например, в некоторых компаниях правом подписи кадровых приказов обладает руководитель кадровой службы.

Буквенные обозначения на «отпускных» приказах могут быть такими: «о» – ежегодные и учебные отпуска, «од» – дополнительные, целевые, без сохра¬не¬ния зарплаты, «к» – компенсация, перенос, отзыв. Например, приказ № 58-о.

Шаг 3: регистрируем приказ

Итак, приказ оформлен и подписан у руководителя. Чтобы окончательно придать приказу юридический статус, его нужно зарегистрировать. Для этого в номенклатуре дел кадровой службы используется журнал регистрации приказов по отпускам. Таких журналов может быть несколько с отдельной нумерацией и буквенными обозначениями. Объясним, почему. В организациях с большой численностью персонала, в которых кадровики немало времени и сил уделяют оформлению отпусков, номенклатурные папки, где оперативно хранятся документы по отпускам, а вместе с ними и регистрационные журналы и книги, удобнее разделять по видам отпусков (см. схему). Оптимально, на наш взгляд, отделять документацию по ежегодным оплачиваемым и учебным отпускам от остальных видов отпусков, как это представлено в образце примерной номенклатуры дел на стр. 56. Если взять за основу приведенную номенклатуру дел, все приказы, так или иначе касающиеся отпусков, регистрируются в журналах трех видов:

  • журнал регистрации приказов о предоставлении ежегодных и учебных отпусков (приказы о предоставлении основных и дополнительных ежегодных отпусков, а также учебных отпусков);
  • журнал регистрации приказов о предоставлении дополнительных, целевых отпусков и отпусков без сохранения заработной платы (приказы о предоставлении отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком, за ненормированный рабочий день, дополнительных неоплачиваемых отпусков для отдельных категорий работников – по статье 128 Трудового кодекса, а также отпусков без сохранения зарплаты);
  • журнал регистрации приказов о переносе отпуска, отзыве из отпуска, о замене части отпуска компенсацией. Журналы регистрации ведутся в рукописном виде, даже при наличии автоматизированного учета.

Хранить и вести учет документации по ежегодным и учебным отпускам удобнее отдельно от документации по другим видам отпусков.

Почему удобнее вести учет и оперативное хранение документов по ежегодным и учебным отпускам отдельно? В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения***** приказы разделяются на две группы: со сроком хранения 75 лет и 5 лет. «Отпускные» приказы так же имеют разный срок хранения. Согласно упомянутому перечню, приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков хранятся 5 лет, а приказы о предоставлении других видов отпусков (по логике этого документа) – 75 лет******. Поэтому предлагаемая схема систематизации «отпускных» приказов позволит обеспечить удобство оперативной работы с ними и упростить последующую архивацию.

В следующем номере читайте об алгоритме работы с документами при оформлении отпусков, о работе с номенклатурными делами, оформлении записки-расчета, правилах заполнения карточки № Т-2 и других важных моментах.

* Воспользовавшись сервисом «Виртуальный кадровик» по адресу: www.kdelo.ru/vk, вы сможете быстро и правильно оформить документы по различным отпускным ситуациям.

** Подробнее об оформлении графика отпусков читайте в № 12, 2006 и № 12, 2008

*** Подробнее об оформлении учебных отпусков читайте в № 1, 2009

**** Приказ Минобразования России от 13 мая 2003 г. № 2057 «Об утверждении форм справки-вызова, дающей право на предоставление по месту работы дополнительного отпуска и других льгот, связанных с обучением в высшем учебном заведении, которое имеет государственную аккредитацию».

***** Утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.

****** Пункт 6 раздела 1.1. Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г.

Категория: Статьи из других источников | Добавил: KadrovikLS (10 Мая 2014)
Просмотров: 1752 | Теги: отпуска | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0