Главная » Статьи » Статьи из других источников

Реквизиты документов: оформляем правильно

Реквизиты документов: оформляем правильно

Должна ли коммерческая организация утверждать c 2013 года формы кадровых документов?

– Да, должна.

Есть ли обязательные реквизиты, которые нужно указать в первичных документах?

– Да, есть.

Может ли компания утвердить форму приказа о наложении дисциплинарного взыскания?

– Да, может.

Негосударственные организации1 с 1 января 2013 года должны утвердить формы первичных документов, по которым они будут работать с кадрами ( ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ). При этом компании вправе заполнять образцы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, после того как издадут приказ об их утверждении2, либо разработать и утвердить свои. Закон № 402-ФЗ устанавливает, какие реквизиты должны содержать первичные учетные документы, в том числе и кадровые ( ст. 9 ). Рассмотрим обязательные и дополнительные реквизиты и приведем примеры их оформления.


Обязательные реквизиты всех документов

Название работодателя (реквизит 1) содержит сведения о его организационно-правовой форме, наименовании компании. Оно должно соответствовать учредительным документам – уставу, положению ( п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003 ). Если устав или положение предусматривает сокращенное наименование организации, его помещают в скобках ниже полного названия или за ним (образец на стр. 46).

Дата составления (реквизит 2) документа – это дата события (подписания, утверждения) ( п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003 ). Ее нужно указать арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год либо наоборот. День и месяц указывают двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год – четырьмя арабскими цифрами (например, «14.02.2013»), дату также можно оформить словесно-цифровым способом (например, «14 февраля 2013 г.»).

Юбилейнаястатистика.Факт № 2

За 10 лет более 530 экспертов подготовили свыше 2100 практических материалов

Наименование документа (реквизит 3) должно быть определено уставом или положением об организации ( п. 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003 ). В текстовых документах (кроме писем) название указывают прописными буквами полужирным шрифтом (образец на стр. 46).

Документы в тему

ДокументПоможет вам

ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28 (далее – ГОСТ Р 51141-98)

Узнать, что такое реквизит

Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон № 402-ФЗ)

Выяснить, какие реквизиты обязательно должны быть в первичных документах

Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление Госкомстата России № 1)

Найти образцы форм первичных документов по учету кадров для утверждения в организации

ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65ст (далее – ГОСТ Р 6.30-2003)

Понять, какие реквизиты должны содержать формы документов, разработанные компанией

Внимание!

Формы первичных документов должен утверждать руководитель организации по представлению главного бухгалтера ( ст. 9 Закона № 402-ФЗ )

Описание события (реквизит 4) оформляют в виде связного текста, таблицы или комбинируют эти способы ( п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003 ). Текст может состоять из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели издания документа (констатирующая часть), во второй (заключительной) – решения и выводы. Документ, например приказ, может состоять и из одной части – заключительной (образец на стр. 46).

Величина и единицы измерения события (количество дней отпуска, размер заработной платы и проч.) (реквизит 5). В случае денежного измерения необходимо указывать рубли и копейки, а при натуральном измерении – дни и часы. Например, заработная плата устанавливается в рублях, отпуск предоставляется в календарных днях и т. п. При оформлении этого реквизита единицы измерения в утвержденной форме будут постоянными, а их величина может изменяться (образец на стр. 46).

Юбилейнаястатистика.Факт № 3

За 10 лет мы составили, а вы проанализировали около 3200 образцов, схем и таблиц

Наименование должностей лиц, совершивших действие либо ответственных за их правильное выполнение (реквизит 6) указывается в соответствии с учредительными документами и штатным расписанием (образец на стр. 46). Каждый документ составляет какой-либо сотрудник организации, который отвечает за его разработку или оформление. Например, за составление графика отпусков отвечает руководитель кадровой службы, а за штатное расписание – руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. При написании имени и фамилии должностного лица инициалы размещают слева от фамилии ( п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 ).

Подписи лиц, принявших, согласовавших или утвердивших документ, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов (реквизит 7) ставят справа от должности сотрудника, подписавшего документ. При оформлении документа на бланке должностного лица его должность не указывают ( п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 ). Подпись – это один из важнейших реквизитов (образец на стр. 46). Документ, в котором ее нет, юридической силы не имеет. Список должностных лиц, которые могут подписывать кадровые документы, уточните в уставе компании. Право подписи документов может быть передано на основании доверенности. В таком случае необходимо указывать ее реквизиты – дату и номер.

Совет

Если подпись не умещается на том же листе, что и основной текст, перенесите последний абзац текста на следующую страницу

Дополнительные реквизиты кадровых документов

Для ряда документов недостаточно реквизитов, установленных Законом № 402-ФЗ . Рассмотрим, какие еще реквизиты в них нужно указать.

Гриф утверждения (реквизит 8) ставят в правом верхнем углу ( п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003 ). Этот реквизит должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности сотрудника, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты. Причем дату указывают после подписания документа. Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф должен состоять из слова Утвержден, наименования документа в творительном падеже, его даты, номера (образец на стр.48)

Юбилейная статистика. Факт № 4

За 10 лет мы сообщили более 2700 новостей, представили 160 актуальных интервью

Номер документа (реквизит 9) присваивается ему во время регистрации и может быть дополнен индексом ( п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003 ). Номер указывают на одном уровне с датой и вносят после подписания или утверждения документа руководителем или уполномоченным лицом (образец на стр.48).

Заголовок документа (реквизит 10) должен кратко отражать его содержание и отвечать на вопрос «о чем?», например приказ об изменении оклада (образец на стр. 48), или «чего (кого)?», например должностная инструкция бухгалтера ( п. 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003 ). 

Отметка об ознакомлении (реквизит 11) вносится в случаях, когда по закону работник должен подтвердить своей подписью, что он прочел документ (образец на стр. 48).

Место составления или издания документа (реквизит 12), как правило, указывают в том случае, если определить его по другим имеющимся реквизитам затруднительно ( п. 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003 ). Место составления или издания указывают с учетом административно-территориального деления, оно может включать в себя только общепринятые сокращения (г. Сочи). Есть документы, в которых указывать этот реквизит обязательно, например трудовой договор ( ст. 57 ТК РФ ).

Внимание!

Если вы не укажете в трудовом договоре место и дату его заключения, организации грозит административная ответственность в виде штрафа от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)

Отметка о выдаче экземпляра (реквизит 13) проставляется в случаях, когда необходимо документально подтвердить передачу документа, например трудового договора. Для этого напротив надписи «Экземпляр трудового договора получил» ставится подпись сотрудника, ее расшифровка и дата получения.

Утверждаем формы документов

Если вы разрабатываете первичные кадровые документы сами, вы можете взять за образцы унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 1 , и внести в них изменения по своему усмотрению. В этом случае при утверждении шаблонов вам нужно присвоить формам новые буквенные и цифровые коды. Одновременно можно разработать и шаблоны приказов, унифицированная форма для которых не установлена, например, об изменении оклада (образец на стр. 48). Затем утвердите все формы единым приказом по компании (образец на стр. 50).

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

  

Татьяна ВАСИЛЬЕВА,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:

– В новом году во всех коммерческих организациях должны быть утверждены формы первичных документов ( ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ). При разработке новых форм необходимо учитывать требования и иных законов, например Трудового кодекса ( ст. 5 ТК РФ ).

Лада СЕРЕДЮК,
заместитель генерального директора по персоналу ООО «Навигатор» (Санкт- Петербург):

– Обязательные реквизиты первичных документов перечислены в федеральном законе ( ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ), но для оформления кадровых документов их может быть недостаточно. При разработке собственных унифицированных форм лучше всего использовать формы, уже утвержденные Госкомстатом, видоизменив их.

Ольга ЭТОВА,
директор по персоналу компании «Планета Гостеприимства» (Москва):

– Одним из важнейших реквизитов документа является подпись уполномоченного сотрудника. Список должностных лиц, имеющих право подписывать кадровые документы, содержится в уставе или положении об организации. Право подписи может быть передано на основании доверенности, в таком случае необходимо указать ее реквизиты.

1 Для организаций государственного сектора унифицированные формы остаются обязательными и утверждаются государственными органами исполнительной власти (ст. 7 Бюджетного кодекса РФ).
2 Подробнее об этом читайте в статье «Унифицированные формы отменены. Как быть кадровику?» на стр. 52.
Категория: Статьи из других источников | Добавил: KadrovikLS (07 Февраля 2014)
Просмотров: 6578 | Теги: Реквизиты документов | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0