Главная » Статьи » Статьи из других источников

Упрощаем формы кадровых документов, чтобы работать удобнее и быстрее

Упрощаем формы кадровых документов, чтобы работать удобнее и быстрее


С 1 января 2013 года коммерческие организации получили право применять свои формы первичных учетных документов, в том числе и кадровых (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ). При их разработке вы можете использовать типовые формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Если в них есть поля и графы, которые вы никогда не заполняете, удалите их.


Личная карточка


Совет


В форме личной карточки расширьте графу «Фамилия». Дополнительное место пригодится на тот случай, если понадобится сделать отметку о смене фамилии

Для чего нужен документ


Личная карточка работника – основной документ по учету кадров, в котором содержатся персональные данные работника. Этот документ обязаны оформлять на каждого сотрудника все работодатели (п. 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).


В каком виде составляется


Внимание!


Нельзя удалять раздел «Сведения о воинском учете». В нем вы отмечаете сведения, которые обязан вести каждый работодатель (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ)

По унифицированной форме № Т-2 или другому образцу, утвержденному в организации.

Что обязательно должно быть в документе


Наименование организации, дата заполнения личной карточки, личные данные сотрудника: Ф.И.О., дата и место рождения, номера ИНН, СНИЛС, образование, пол, номер и дата трудового договора, характер и вид работы, данные о воинском учете, записи о приеме на работу и др.

Частая ошибка


Многие работодатели убеждены, что они обязаны кодировать информацию в личной карточке. Это не так. Разрабатывая свою форму, вы можете убрать окна для статистических кодов

Штатное расписание


Совет


Исключите из штатного расписания раздел «Надбавки», если они не применяются в вашей организации. Включите раздел «Премии», если Положением об оплате труда установлены ежемесячные фиксированные премии для работников за определенные показатели

Для чего нужен документ


Штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, который помогает определиться со структурой компании, количеством необходимых сотрудников, суммами на оплату их труда.


В каком виде составляется


По унифицированной форме № Т-3 либо другому образцу, утвержденному руководителем организации.


Внимание!


При разработке собственных образцов обязательно учитывайте требования трудового законодательства, предъявляемые к конкретному документу

Что обязательно должно быть в документе


Номер и дата составления документа, период, на который составляется расписание, общее количество штатных единиц компании, наименования структурных подразделений, количество штатных единиц по должности, размеры тарифных ставок и надбавок по каждой позиции, подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера.

Частая ошибка

Многие работодатели считают, что они обязаны вновь утверждать штатное расписание, если вводят в действие его новую форму с середины года. Этого делать не нужно. Ведь никаких организационных изменений не произошло

График отпусков


Совет

Исключите из типовой формы информацию об учете мнения представительного органа работников, если его нет в организации. Включите в форму столбец с подписями работников об ознакомлении 
(ст. 123 ТК РФ)

Для чего нужен документ


График отпусков – это локальный нормативный акт организации, который определяет очередность ухода сотрудников в отпуск. Каждая компания должна ежегодно составлять график отпусков не позднее чем за две недели до начала очередного года (ст. 123 ТК РФ).


В каком виде составляется


По унифицированной форме № Т-7 или другому образцу, утвержденному в организации.


Совет


Вы можете отказаться от кодов ОКУД и ОКПО, если они не используются в организации. Эти коды не входят в перечень обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Закона 
№ 402-ФЗ)

Что обязательно должно быть в документе


Наименование работодателя, номер, дата составления и период, Ф.И.О. работников, их должности, структурные подразделения, в которых они трудятся, количество дней и конкретные даты отпуска работников, отметки о его перенесении, подписи руководителей кадровой службы и организации.

Частая ошибка


Многие кадровики забывают заполнять графу «Фактическая дата отпуска» в графике отпусков. Именно на нее обращают внимание инспекторы труда при проверке. Если вы ведете учет отпусков в личных карточках, то исключите эту графу из госкомстатовской формы


Совет


До принятия Закона № 402-ФЗ командировочное удостоверение нужно было обязательно заверять печатью. Теперь такое требование отсутствует. Однако не отказывайтесь от этого реквизита. Документ с печатью вызывает больше доверия

Командировочное удостоверение с элементами служебного задания


Для чего нужен документ


Служебное задание нужно, чтобы информировать работника о цели поездки. А командировочное удостоверение подтверждает, сколько времени работник пробыл в той компании, куда был направлен.


В каком виде составляется


Совет


Объедините служебное задание и командировочное удостоверение. Но оборотную сторону типовой формы удостоверения (отметки о прибытии и выбытии) лучше не менять, чтобы не вызывать вопросов у принимающей стороны

По унифицированным формам № Т-10 и Т-10а или другим образцам, утвержденным в организации.


Что обязательно должно быть в документе


Ф.И.О. работника, место и срок командировки, даты поездки, цель командировки, отметки компании о приезде и отъезде сотрудника.

Частая ошибка


Многие работодатели полагают, что командировочное удостоверение нужно заполнять даже при однодневных поездках. Однако в такой ситуации оформлять удостоверение не обязательно (письмо Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291)


Совет


Разработайте шаблоны документов, для которых не установлена унифицированная форма. Например, приказ об изменении оклада, график сменности и др.

Приказ об утверждении форм первичных документов по учету труда и его оплаты


Для чего нужен документ

По общему правилу формы первичных документов по учету кадров утверждаются приказом в составе бухгалтерской учетной политики в конце года на год будущий (ст. 8 Закона № 402-ФЗ, п. 9 Положения (ПБУ 1/2008), утвержденного приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н). Если вы этого не сделали, собственные формы можете ввести отдельным приказом руководителя.


Внимание!


Бланк любого первичного документа должен содержать все обязательные реквизиты и отвечать общим правилам оформления организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003 (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст)

В каком виде составляется


В виде приказа по основной деятельности в произвольной письменной форме.


Что обязательно должно быть в документе


Название компании, дата, номер, место издания, суть распоряжения, его причины и основания, подпись руководителя, ответственного лица. Приложите все формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, которые применяются в организации.

Частая ошибка


Многие работодатели не понимают, как Закон № 402-ФЗ влияет на кадровый учет. Документы по учету кадров относятся к первичным бухгалтерским документам (ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ , письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1)

Категория: Статьи из других источников | Добавил: KadrovikLS (10 Января 2014)
Просмотров: 1074 | Теги: формы кадровых документов | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0