Главная » Статьи » Уроки » Уроки

Урок № 2. Заполняем личную карточку

Каждому сотруднику, принятому по трудовому договору, в его первый рабочий день нужно завести личную карточку (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1п. 12Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее –Правила ведения и хранения трудовых книжек). В ней необходимо отражать информацию о сотруднике, его трудовой деятельности и т. п. Также в карточке работодатель должен дублировать записи, которые он вносит в трудовую книжку, и знакомить с ними сотрудника под роспись (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Разберем нюансы оформления личной карточки работника.

Личные карточки оформляйте в бумажном, а не электронном виде, так как с некоторыми записями работников необходимо будет ознакомить под роспись.

На основании каких документов оформляется личная карточка

Личную карточку на сотрудника заполняет работник кадровой службы на основании:

 

– приказа о приеме на работу;
– паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
– трудовой книжки (кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник трудоустраивается по совместительству);
– страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
– военного билета (для военнообязанных);
– документа об образовании (если работа требует специальных знаний);
– личных сведений, которые сообщает о себе сам работник (номер телефона, адрес проживания, владение иностранными языками и т. п.);
– других документов, которые могут предусматриваться законодательством.

Как правильно заполнить разделы личной карточки

Личная карточка ведется на протяжении всего периода трудовой деятельности работника, начиная со дня его трудоустройства. И закрывается в день расторжения трудового договора. Применять унифицированную форму № Т-2 обязаны только государственные организации, остальные вправе разработать свою форму. При этом личная карточка должна содержать обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗписьмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6- 1). Поэтому, разрабатывая свою форму личной карточки, за основу лучше взять унифицированную. При этом можно убрать ненужные графы и дополнить недостающими.

Шапка личной карточки

В шапке личной карточки указывают наименование организации (1), дату составления (2), табельный номер работника (3), его ИНН (4), номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (5), первую букву фамилии сотрудника (6), характер работы (временно/постоянно) (7), вид работы (совместительство/основная) (8), пол работника (м/ж) (9).

Раздел «Общие сведения»

Этот раздел является самым объемным в личной карточке, в него вносят личные данные работника. На основании паспорта указываются сведения: Ф.И.О., дата рождения, место рождения, гражданство, паспортные данные, адрес прописки. Если сотрудник имеет двойное гражданство, то он должен представить документ, подтверждающий такой факт.

На основании документа об образовании указывают наименование учебного заведения, данные о документе, подтверждающем полученное образование, год окончания обучения, направление или специальность. На основании трудовой книжки заполняют сведения о профессии и стаже работы. Остальную информацию – знание иностранного языка, состояние в браке, состав семьи, адрес фактического места жительства – вносят со слов работника.

Раздел «Сведения о воинском учете»

Оформлять раздел нужно только на военнообязанных сотрудников. Заполняют его на основании военного билета (временного удостоверения) или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Даже если работодатель разрабатывает собственную форму личной карточки, этот раздел исключать нельзя, так как сведения, которые в него вносятся, являются обязательными для каждого работодателя (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).

Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу»

В этом разделе необходимо отразить следующие записи – дата приема (10), структурное подразделение (11), должность (12), оклад (13), реквизиты приказа о приеме на работу (14). Вносить их нужно на основании приказа о приеме на работу или распоряжения о переводе на другую работу. Сведения дублируют записи в трудовой книжке, с которыми работника необходимо ознакомить под роспись в личной карточке (15).

Раздел «Аттестация»

Данный раздел заполняют, только если в организации проводится аттестация сотрудников. В этом случае указывается дата прохождения аттестации, решение аттестационной комиссии (например, «соответствует занимаемой должности»), дата и номер протокола заседания комиссии, а также реквизиты приказа о проведении аттестации.

Разделы «Повышение квалификации» и «Профессиональная переподготовка»

 

В указанные разделы вносятся сведения о повышении квалификации и профессиональной кото внесенные в трудовую книжку (п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Данные надо записывать на основании документов, которые представил сотрудник (например, диплома о профессиональной переподготовке и т. п.). В разделах нужно указать даты начала и окончания обучения, вид повышения квалификации, наименование учебного заведения и место его нахождения (при профессиональной переподготовке указывается специальность, по которой происходит переподготовка), наименование и реквизиты документа.

Раздел «Награды (поощрения), почетные звания»

При заполнении раздела необходимо указывать наименование награды или поощрения (почетная грамота и т. п.), а также реквизиты документов, на основании которых работника поощрили (ст. 191 ТК РФп. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек). При этом премии, которые предусмотрены системой оплаты труда либо выплачиваются на регулярной основе, вносить не нужно (п. 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Раздел «Отпуск»

В этом разделе учитывают все отпуска, которые предоставляли работнику в организации. В частности без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком и т. д. Необходимо указать (образец ниже) вид отпуска (16), период работы, за который он предоставляется (17), продолжительность(18) и даты начала (19) и окончания отпуска (20), а также реквизиты документа, на основании которого он предоставляется (21). Данные вносят на основании приказов о предоставлении отпусков. Отпуск может быть продлен или прерван, поэтому дату его окончания вносите только после фактического выхода работника из отпуска.

Иногда часть ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудника заменяют денежной компенсацией. В этом случае необходимо указать вид отпуска, который компенсируется (22), количество дней отпуска, которые подлежат замене (23), а также сделать запись «замена отпуска денежной компенсацией» (24) и указать реквизиты приказа (25).

Раздел «Социальные льготы»

В данном разделе отражаются социальные льготы, на которые работник имеет право. Надо указывать наименование льготы, реквизиты документа, на основании которого предоставляется льгота, и конкретную норму, которая дает право работнику на гарантии. Сведения вносят на основании документа, который подает работник (например, справки об инвалидности и др.).

Раздел «Дополнительные сведения»

Хранить личные карточки работников необходимо в течение 75 лет (ст. 658 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Этот раздел работодатель заполняет по своему усмотрению. Так, например, можно указать информацию о наличии ученых степеней и званий, водительского удостоверения и загранпаспорта, а также о внесении изменений и дополнений в личную карточку.

Раздел «Основания прекращения трудового договора (увольнения)»

Последний раздел личной карточки заполняют при увольнении работника. В нем необходимо указать полную формулировку основания, по которой прекращен трудовой договор, со ссылкой на норму (26), дату увольнения (27) и реквизиты соответствующего приказа (28). Запись должна быть заверена подписями сотрудника отдела кадров (29) и уволенного работника (30).

Закрепляем на практике

Возьмите бланк для заполнения личной карточки . Заполните его, используя следующие условия.

Малышева Виктория Владимировна, гражданка РФ с высшим образованием, работает юристом в ООО «Салют» на основании трудового договора с 2 июля 2012 года. Эта работа для сотрудницы является основной и постоянной. При трудоустройстве она представила паспорт с реквизитами: серия 33 09, № 856712, выдан УВД по Кемеровской области 23.03.2010. За этот период работница ходила в ежегодные отпуска с 3 декабря по 16 декабря 2012 г., с 17 июня по 30 июня 2013 г., с 5 мая по 1 июня 2014 г., в отпуск без сохранения зарплаты – с 5 ноября по 8 ноября 2013 г. Также часть дополнительно оплачиваемого отпуска за 2014 г. (10 дней) была заменена денежной компенсацией. 2 февраля 2015 г. Виктория ушла в отпуск по беременности и родам.

 Нормативная база

Документ Поможет вам
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» Узнать, какие разделы должны быть в унифицированной форме личной карточки и как правильно ее заполнить
Пункт 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 Вспомнить, что работодатель должен знакомить сотрудника со всеми вносимыми записями в трудовую книжку под роспись в личной карточке
Пункт 7 ст. 8 Федерального закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» Уточнить, что сведения о воинском учете, которые нужно вносить в личную карточку сотрудника, должен вести каждый работодатель


Источник: http://e.kdelo.ru
Категория: Уроки | Добавил: KadrovikLS (15 Февраля 2015)
Просмотров: 2639 | Теги: Личная карточка, урок | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0