Главная » Статьи » Уроки » Уроки

Урок № 4. Как оформить работнику ежегодный отпуск
 

Всем, кто работает по трудовому договору, положен ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 114 ТК РФ). При этом не важно, является ли сотрудник основным или совместителем, работает по срочному или по бессрочному трудовому договору, имеет полную или частичную занятость. Чтобы претендовать на ежегодный отпуск, сотрудник должен отработать в компании минимум полгода. Однако если работодатель не возражает, отдых может быть предоставлен и раньше (ч. вторая ст. 122 ТК РФ). Чтобы оформить отпуск, нужно составить график отпусков, уведомить сотрудника об отпуске, подготовить приказ и заполнить личную карточку.

Составляем график отпусков

График отпусков является основным документом, в котором определяется, в какой очередности предоставляется отдых работникам (ч. первая ст. 123 ТК РФ). Его должны вести все работодатели кроме физических лиц (ст. 305 ТК РФ). Вместе с тем Роструд рекомендует составить график отпусков предпринимателю, если он нанимает большое число сотрудников (письмо Роструда от 20 декабря 2011 г. № 3683-6-1). Документ разрабатывают в конце каждого года на будущий и утверждают ежегодно не позднее 17 декабря. Если в компании есть профсоюзная организация, то в обязательном порядке нужно учесть ее мнение (ч. первая ст. 123, ст. 372 ТК РФ).

В график отпусков включаются не только ежегодные отпуска, но и дополнительные. Если у работника есть неиспользованные отпуска за предыдущие периоды, то работодатель также должен включить их в график либо предоставить их по соглашению с сотрудником (письмо Роструда от 1 марта 2007 г. № 473-6-0). Хронология периодов при этом не важна. Вначале могут быть указаны неиспользованные отпуска за последние рабочие годы, затем – за более ранние периоды, и наоборот.

Не будет ошибкой, если работодатель внесет в график отпусков внешних совместителей. Однако для этого потребуется точная информация о датах отдыха этих сотрудников по основному месту работы. Сведения можно узнать из справки от основного работодателя. Не забывайте, что отдых внешним совместителям должен предоставляться одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. первая ст. 286 ТК РФ).

График отпусков необходимо составлять по унифицированной форме № Т-7 или иной, которая утверждена в организации (образец ниже). В документе работодатель указывает полное и краткое наименование компании (1), данные о согласовании с профсоюзной организацией (при ее наличии) (2), номер документа (3), дату его составления (4) и год, на который он разрабатывается (5). Руководитель организации, утвердивший график, ставит свою подпись с расшифровкой (6), указывает дату утверждения документа (7).

Также в графике уточняют структурное подразделение (8), должность работника (9), его фамилию, имя и отчество (10), табельный номер (11), количество календарных дней отпуска (12), а также запланированную (13) и фактическую (14) даты отдыха. При перенесении отпуска указывают документ-основание (15), дату предполагаемого отпуска (16) и причину перенесения (17). Один из самых важных реквизитов – сведения об ознакомлении работника с графиком (18). Как правило, документ подписывает руководитель кадровой службы (19).


 

После того как график утвержден, с ним необходимо ознакомить под роспись всех работников (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ). Если ваша форма предусматривает соответствующую графу, то сотрудники смогут поставить подписи прямо в документе. В противном случае можно использовать лист ознакомления с графиком отпусков.

Уведомляем сотрудника об отпуске

Закон обязывает работодателя уведомлять каждого работника об отпуске не позднее чем за две недели до его начала (ч. третья ст. 123 ТК РФ). При этом форма и порядок такого извещения не установлены. Если организация небольшая, то каждому работнику направляют уведомление в письменной форме. Его составляют в произвольной форме, в нем указывают наименование организации, Ф.И.О. и должность работника, дату и место составления документа, продолжительность отпуска, дату его начала и день выхода на работу. Документ подписывает руководитель организации или иное уполномоченное лицо (например, начальник отдела кадров), после чего работник делает отметку об ознакомлении, ставит свою подпись с расшифровкой и дату.

Если штат компании большой и направлять уведомления каждому сотруднику неудобно, то можно завести журнал извещения работников о датах начала отпусков. Некоторые поступают иначе: дополняют форму графика отпусков графой, в которой работники расписываются за уведомление о начале отпуска.

На практике нередко возникает вопрос, должен ли работник писать заявление о предоставлении отпуска. Ответ на него зависит от того, идет сотрудник в отпуск по графику или нет. В первом случае писать заявление не нужно. Во втором – заявление необходимо.

Оформляем приказ о предоставлении отпуска и заполняем личную карточку

Чтобы направить сотрудника в отпуск, работодатель должен подготовить соответствующий приказ. Его составляют по унифицированной форме № Т-6 или № Т-6а либо по иной, утвержденной в организации (образец ниже). В приказе указывается наименование компании(20), номер (21) и дата его составления (22), фамилия, имя и отчество работника (23), его табельный номер (24), название структурного подразделения (25) и должности (26), период работы, за который предоставляется отпуск (27), количество дней основного отпуска (28), даты его начала и окончания (29), при наличии указывается вид иного отпуска (например, ежегодного дополнительного) (30), его длительность (31) и даты (32), суммарная продолжительность отдыха(33), и его период (34), подпись руководителя организации или иного уполномоченного лица (35)и работника (36).


 

После оформления приказа работодатель должен внести сведения об отпуске в раздел VIII личной карточки работника формы № Т-2. В ней указываются вид отпуска, период работы, количество календарных дней основного ежегодного оплачиваемого отпуска, дата его начала и окончания, а также основание. С записями об отпуске в личной карточке работника знакомить не нужно.

Как известно, отпуск предоставляется сотрудникам ежегодно. При определении периода за основу берется рабочий, а не календарный год (ч. третья ст. 124 ТК РФ). Например, если сотрудник поступил на работу 18 мая 2015 года, то первый рабочий год начинается с этой даты и заканчивается 17 мая 2016 года.

Если работник не отдыхал несколько лет, то в интересах работодателя как можно раньше отправить его в отпуск. В этом случае в приказе нужно по отдельности указать все периоды, за которые он предоставляется (ч. четвертая ст. 124 ТК РФ, письмо Роструда от 8 июня 2007 г. № 1921-6). Многие ошибочно полагают, что неиспользованный отпуск можно компенсировать деньгами. Это не совсем так. Денежная компенсация возможна только в отношении той части отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). За все неиспользованные отпуска компенсация выплачивается только при увольнении (ч. первая ст. 127 ТК РФ).

Закрепляем на практике

Заполните бланк приказа о предоставлении отпуска работнику унифицированной формы № Т-6, используя следующие условия.

Менеджер отдела продаж ООО «Незабудка» Гринев Анатолий Иванович (табельный номер 65) работает в организации с 28 марта 2012 года по настоящее время. По трудовому договору ему положен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Дополнительные отпуска не предусмотрены. За весь период работы Гринев ходил в отпуск один раз: с 1 по 28 февраля 2013 года. В следующий раз сотрудник должен был идти в отпуск 3 февраля 2014 года, но работодатель перенес его на следующий год в связи с производственной необходимостью. В 2015 году по графику отпусков Гриневу полагается ежегодный отпуск 28 календарных дней с 5 мая по 1 июня 2015 года.

Нормативная база

Документ Поможет вам
Части первая, вторая ст. 123 ТК РФ Узнать, как часто составляют и в какой срок утверждают график отпусков
Часть третья ст. 123 ТК РФ Уточнить срок уведомления работника о начале отпуска
Статья 124 ТК РФ Понять, в каких случаях и в каком порядке можно оформить перенос отпуска на другой срок
 
 


Источник: http://e.kdelo.ru
Категория: Уроки | Добавил: KadrovikLS (21 Мая 2015)
Просмотров: 2419 | Теги: эжегодный отпуск, отпуска, приказ на отпуск, график отпусков | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0
avatar